工作流自動化對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力的作用是顯而易見的。正是因為如此，實施工作流系統成了眾多企業 "信息化"所追求的目標。但企業在真正實施工作流過程中，并不是一帆風順的或者很快就能達到理想目標的，有些企業在工作流自動化方面投入了不少的人力物力，卻并不能給企業帶來預期的管理效率。那么成功實施工作流系統到底需要什么呢？這里給出七大關鍵要素供參考。

企業70%的活動屬于流程，流程有簡有繁，在選擇平臺的時候就應考慮到未來業務發展的需要，選擇一個好的平臺就為以后的擴展留下了空間。

工作流自動化涉及到流程、表單、報表，要從這三方面去考察工作流軟件的性能，包括可能性和易用性，可能性是指平臺是否能做到以及能做到什么程度，易用性要求軟件操作盡量簡單、易于理解。 有些工作流軟件一碰到復雜的流程就需編寫腳本程序，這樣在流程導入時幾乎時時要依賴供應商，這勢必會影響項目的進展。 也有的工作流雖然也實現了流程、表單、報表功能，但操作過于復雜，即使培訓了管理員，但一遇到復雜的情況還是需要供應商來解決。

工作流系統有其通用性，但還遠沒做到游刃有余的程度，有的時候還是必須依賴于供應商來提供服務，甚至要對工作流平臺本身做出相應調整。很多工作流代理商代理 國外工作流軟件的時間都還不久，工作流實施中的有些問題連供應商自己都不知道如何解決，至于要對軟件做出調整那更是不可能了。供應商不能提供及時到位的服 務是流程導入失敗的重要原因之一。

流程幾乎涉及到公司的每一個人，在操作習慣 上需要完成從手工處理到網上處理的轉變，這種管理上的變革，需要員工有一個適應過程。如果企業高層不能認識到業務流程自動化的重要性，就不會注入足夠的資 源（尤其是業務部門的人員）參與到項目中，不會在企業中為項目營造足夠的聲勢使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準備。

很多工作流項目早期只有IT部門人員參與，而沒有業務部門的參與，這樣由于IT人員缺乏業務背景和決策能力，IT部門的工作結果常常不能被業務部門接受，項目周期就會拖長。業務部門的參與使項目組有足夠的授權，不但可以使項目中問題的解決周期大大縮短，而且更重要的是使企業整體更好地做好迎接管理變革的準備。

因為這些流程都是使用者常用的，且會影響當月個人工資，就算使用者百般不愿意，也須配合填寫電子表單。一旦使用者接受了這種管理上的變革，再推廣別的流程就變得相對順利。

工作流自動化的導入方式主要有兩種：一是一次性導入方式；二是分階段導入方式。一次性導入方式是指在整個企業組織構架和業務流程中同時導入工作流系統。其結 果是時間短、速度快，在很短時間內完成新舊系統的轉換，產生革命性的效果，工作流自動化對企業所帶來的協調性、整合性的成效馬上顯露出來。但同時，由于企 業舊的系統已經全部被摧毀了，員工又還沒完全接受新的管理方式，一旦企業業務流程出現了什么問題，將很難找到相應的補救措施，會給企業帶來巨大的損失。分 階段導入方式的好處在于：在工作流的運行測試過程中出現什么問題，能夠得到及時的處理，而不會給企業帶來大的損失，又由于工作流自動化是逐步推廣的，企業 的工作流自動化一般也做得比較好，工作流自動化與企業磨合性較好。