1.行業背景

費用管理包括預算管理和費用審批、核算管理。預算管理是公司運營管理中財務管理環節的重要一環，是成本控制的核心內容；而費用的審核、核算和管理是一個內部（費用管理內部數據流）、外部（與采購、庫存、車間等）都密切相連的體系，所以費用管理與整個企業管理一樣，只有認真一一建立起一套科學完整規范的體系，才能取得經濟效益、管理效益，才能發揮費用管理的應有功效。

2.面臨問題分析

對于企業日常經營所產生的費用，每家企業的愿景就是能達到事前預測、事中控制、事后跟蹤和分析管理。但是往往在企業在日常的費用管理過程中，常常會面臨很多問題，而對于這些問題，企業自己本身又能了解多少？如下：

公司全年預算執行率？執行進度？差異原因？

全年收入、費用預算比例如何指定？

哪個部門（員工）的預算執行問題zui大？績效評估依據？

員工費用報銷需要多長時間？領導審批的依據是什么？拍腦袋？感覺？

每年預算編織的依據是什么？

大額支付多級審批流程應該怎么處理？

遠程費用報銷怎么辦理？

核算型財務如何向管理型財務轉變

3.目前基本管理方式

針對目前企業對于預算和費用管理的方式，主要描述如下：

預算管理停留在手工填制EXCEL報表的階段，不便于公司管理及各部門進行管理

費用報銷為員工手工填單，經多級審批后提交財務，由財務人員手工錄入憑證

預算和費用報銷基本沒有關聯（或關聯監控困難），費用控制缺乏管理（預算）依據

員工費用報銷時常處于等候審批狀態，周期長，效率低，員工滿意度不高

財務人員手工錄入費用憑證工作量太大，無法將有效的時間投入到財務管理中去

領導決策分析時很難通過系統及時提取到數據，影響到公司年度預算編制及實際監控

1.問題分析

預算的管理主要涉及到預算的編制、調整和執行以及zui后的跟蹤報表。由于傳統手工方式預算的編制均是在EXCEL文件中進行，所以導致在實際費用管理過程中和預算脫節，對于費用使用者只能通過打電話詢問財務的方式去確認是不是還有預算可用，浪費了大量的時間和人力；而到zui后的預算執行跟蹤時，所有部門的預算使用情況也只能通過詢問財務去獲知。隨著公司規模的不斷擴大，傳統的手工的預算編制和費用管理方式已經不適應公司的發展。

而對于費用管理主要包含個人費用、部門費用和公司級費用幾部分。其中個人費用涉及到相關的手機費、差旅費（娛樂費、出租車費、住宿費等）和其他費用，而部門費用涉及到部門的采購等費用，公司級費用包括一些資本性支出，如固定資產采購、租賃費用、專項業務支出等。從整個費用管理角度，這三種費用均和預算有關，但往往很多企業沒有辦法真正做到關聯，也就是并沒有管理成一個完善的體系，所以財務部對于費用成本這一塊就肯定存在一個非常大的人力浪費。

所以，如果企業能以工作流平臺搭建一個費用審批管理系統，同時包含預算管理的系統，既能夠改變以前傳統的在費用發生后財務做憑證的時候才扣減預算的時候分析管理模式，真正實現事前申請、事中控制的新的預算績效管理模式，又能保障費用的合理、正確、全面的管理，使得企業各方面的成本能盡量壓縮，還能保證整個企業的正常運轉。

2.方案概述

此解決方案建立在一個基于 Web 體系和工作流管理平臺之上的企業費用管理（含預算）系統解決方案。通過這個先進的解決方案，可以將企業的所有費用進行系統化、流程化的管理，從而根本上實現提高工作效率、優化費用審批環節和加強費用（含預算）管理等目標。

企業日常經營所產生的費用均可在該系統中管理， 系統提供預算鎖定功能，以保障在審批流程中的費用能夠得以正常發生，并即時為決策者提供審批信息，同時，在費用發生前可通過費用申請進行多級工作流審批，并開始扣減預算，從而改變了以前傳統的在費用發生后財務做憑證的時候才扣減預算的事后分析管理模式，真正實現了事前申請、事中控制的新的預算績效管理模式，不僅僅是為企業預算管理提供了充分合理的管理依據，而且通過新的預算管理模式為各個部門引入了責任中心的概念，使各級管理人員均可隨時掌控預算執行進度，及時調整經營策略，為各個部門甚至人員的績效考核提供了依據，使企業以預算為績效考核依據的全新管理模式得以實施。

（1）系統主平臺：LiveFlow工作流平臺 （LiveFlow詳細產品資料請參考其他的資料）

（2）應用范圍：公司所有的費用、預算管理

（3）系統核心功能

預算管理

預算編制："新增" 預算（按年度+部門+費用類別等方式）

預算調整："增加"+"刪除"+"取消" 預算（保留歷史記錄）

預算分析：多條件組合查詢預算執行跟蹤報表

費用管理

費用申請：所有需要支出的費用都需要預先進行申請。在費用發生前可通過工作流進行申請，使費用合理化，并在此即扣減預算，在費用發生后報銷時，除沖減借款單外，直接扣減預算。

費用報銷：對于實際發生的費用進行報銷審批。費用報銷單可根據企業實際情況進行表單自定義，費用報銷單可以沖借款并進行預算的扣減，進行全面的預算控制，系統自動給予對應的提示，如超預算提示；在多級審批中，各審批節點間自動發送郵件對相應的審批領導進行提醒，審批人也可以進行授權，比如在一些特殊情況下可把審批權限指定給另一個人（即代理），讓另一個人進行代審批，當然也可以隨時的收回代理授權。在關鍵節點如：審批完成，可進行財務領款等，對申請人或報銷人也進行郵件提醒，相關的費用申請人或報銷人能實時的監控自己費用報銷的流程走向，審批情況和狀態。

成本管理

對外大額支付管理：在使用之前，需要定義不同類型的費用項目，以及單據上的個性化字段，采購業務、大額費用、租賃費用、期間費用等均可在系統中進行管理，企業日常支出中的資產性支出、租賃性支出、專項業務支出、一般業務支出、專項支出、廣告支出、大型市場活動支持等都屬于對外大額費用支出，也可采用該系統進行合理化管理。

固定資產購置管理：企業在購買固定資產時，可通過多級審批進行控制，以減少資產占用或閑置，提高了企業的資產和資金使用率。

3.整體應用價值

各級管理人員隨時掌握公司（部門）全年預算執行率，執行進度，差異原因；

歷史同期對比等數據分析結果使預算編制更合理；

大幅度降低預算申請及費用報銷單據的提交、審批、處理、支付以及分析報表所需的時間，節約人力、物力成本；

領導審批有據可查，不再憑印象拍腦袋；

可實現大額支出多級審批流程，隨時掌控預算執行進度；

能夠實現遠程費用報銷，解決了出差人員及外地分支機構的費用管理問題；

可實時生成用于執行的基于角色和位置的預算費用執行情況表等，及時為高層管理人員提供決策依據；

降低財務重復勞動，由核算型財務轉變為管理型財務；

建立以主營業務發展為核心、預算管理為控制手段的管理體制；

將傳統的財務預算轉變為真正可執行的業務部門預算；

各部門（員工）預算執行過程中的問題可以及時得到控制，并依據該數據進行部門（員工）績效評估；

強化預算及財務紀律，使用合理有效的管理程序制定并執行費用報銷政策，真正實現了財務的監督、管理職能；

解決了SOX法案中的相關條款所提出的問題，完善了企業內部控制；