1.行業背景

合同管理是工程、項目以及商務等管理的核心，合同審批和管理是每個客戶的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經過相關職能部門的審核，這個過程往往需要花費較長的時間，但是隨著軟件技術的不斷發展和進步，通過工作流平臺搭建的合同審批和管理系統，可以極大提高審批工作效率、降低時間和人力成本、同時增強顧客滿意度。

2.管理現狀

合同管理是一個系統性工程，完善的合同管理是公司健康運作的一個重要標志，但是往往在實際的操作過程中，即使調動了公司許多資源也達不到真正完善的合同管理，人為因素直接導致管理過程中的疏漏。

企業在日常的管理過程中，常常會碰到如下的合同管理瓶頸：

合同執行周期長、涉及人員眾多，管理者監督不夠，致使許多合同在執行時力不從心

財務部門針對合同的收付款工作難以開展或者是帳、款不符

項目管理和合同管理難以實時融合，無法保證項目進度如期進行

針對合同、項目缺乏交流平臺，合同項目在執行期間常出現溝通不暢情況

制定企業各式各樣的報表費時費力，合同和項目數據采集難度大，數據準確性無法保障

海量合同數據的歸檔查詢占據了大量的時間和其他資源，耗費了大量的人力成本

紙質合同文本、查閱和調用困難，分散管理的合同容易遺失

3.管理需求

針對目前企業中涉及到的合同管理的若干問題，我們認為對于以工作流系統搭建的合同審批管理系統，主要需求功能描述如下：

合同的電子化審批

合同基本信息管理

合同收付款記錄的跟蹤

合同的變更管理

合同狀態的跟蹤

合同的歸檔

1.問題分析

合同管理的核心就是合同狀態的跟蹤和合同信息的有效保存。如果通過管理和信息化系統雙重手段來規范合同管理中的每個環節，即可有效解決合同狀態和信息保存兩個核心問題。

整個合同管理可以細分成合同項目立項——合同預審——合同執行——合同歸檔四個階段，其中：

合同項目立項和合同預審是整個合同管理的基礎，會牽涉到多方資源，尤其是在整個審批過程中，不但會涉及到客戶（或者供應商）、公司法務部（或合同管理部）和其他相關的部門領導以及公司高層，還會涉及到合同本身所關聯的項目情況。其本身的信息量就比較多，所以控制和管理好此階段就成了整個合同管理成敗的關鍵所在。

合同執行是合同管理的中期過程，此階段會出現合同變更，如取消、續訂等情況，所以有效的解決合同信息的關聯和合同狀態的跟蹤是本階段的首要問題。根據不同合同的不同情況，在整個合同執行過程中，會牽涉到公司不同的部門，尤其是財務部，因為合同在執行過程中，必定會涉及到付款或收款，一旦產生相關費用，對于財務部而言，就需要進行相關的賬務處理。

由于合同一般都是跟著項目進行的，所以在整個合同執行過程中，也會涉及到合同關聯項目的管理，如果項目進展不順，必然會牽涉到合同執行階段的管理，所以實際管理過程中，主要是以項目管理為中心，跟蹤整個合同項目的進展和成果。一定意義上項目管理成功即是合同執行階段的管理成功的標志。

合同歸檔是合同管理的zui后階段，由于傳統的手工紙質合同需要有專門的合同專柜進行保存，造成查詢和統計困難，并且隨著時間的推移，容易遺失和損壞；而如果采用信息化的手段來保存這些合同資料，就可以完全避免上述不利因素。

2.方案概述

此解決方案建立在一個基于 Web 體系和工作流管理平臺之上的企業合同管理系統解決方案。通過這個先進的解決方案，可以將企業的合同進行系統化、流程化的管理，從而根本上實現提高工作效率、優化合同審批環節和加強合同項目管理等目標。

（1）系統主平臺：LiveFlow工作流平臺（LiveFlow詳細產品資料請參考其他的資料）

（2）應用范圍：公司所有的合同管理

采購合同

銷售合同

工程合同

服務合同

。。。

3.可能涉及部門

采購部、銷售部、合同管理部（法務部）、財務部。。。

4.項目效益

整個電子化合同管理系統在企業應用后，對于采購部和銷售部的合同管理帶來了極大的便利，在縮短合同流程審批時間的同時，也提高了兩個核心部門員工的工作效率；而不管是普通員工，還是企業高層，對于整個合同管理的審批和查詢統計都一目了然。

系統成功實施后，對于每個實施部門的相關人員，節約了以前花費在這些流程上大量的工作時間，提高了工作效率；降低了整個采購部和銷售部人員的額外人力資源支出，在方便合同審批、查詢、跟蹤和統計的同時，更提高了企業對于合同管理方面的信息化意識。