工作流程自動化在近年已成為通俗的流行用語，市場上有許多產品都宣稱是工作流，而大部份的客戶也把工作流和公文流轉劃上等 號。即使產品只具有基本的流轉( Routing )功能，廠商也會將它貼上工作流的標簽，但這其中的差異就如同文字編輯器 ( 如早期的PE2 )和文書處理軟件( 如MS-Word )，因此，我們相信夠資格稱為工作流程自動化解決方案者，必需具備下列特點與功能：

能以圖形化操作方式為流程內每個步驟設計不同的電子表單。表單可直接連接至企業數據庫

能以圖形化方式設計流程圖，且不需編寫程序就可以定義復雜流程邏輯與數據交換

能將外部應用軟件納入為流程自動化的一個步驟

提供完善的流程評量機制與內建報表：包含每一流程、案件、步驟的成本、工時、等待時間分析與統計

提供流程即時監控功能

能提供完善且不需 Coding 的流程觸發 (Trigger)機制，可直接從外部軟件觸發流程，并將數據帶入

能將每個案件視為「工作」( Task ) 與「交易」( Transaction )，而非只是消息處理 ( 因此必需具備工作和負荷管理、逾期自動處理機制、工作權限控制、底層架構需要支援 Transaction 模式…等 )

提供標準的整合界面與開發套件，而非全部讓開發人員自己 DIY

能支援多種收件人模式以滿足企業內流程應用：指定任務、群組、部門、隊列、相對任務、相對關系

具體流程測試與模擬功能，并提供流程管理員的管理概念

具體可支援大量用戶與工作量的底層架構

一套真正的工作流程管理系統，必需能夠很容易扮演企業的「神經系統」角色，以連成企業導入流程自動化為降低人工錯誤與加快反應的目標。